Excel และแชร์ไดรฟ์ เทียบกับระบบควบคุมเอกสาร เลือกแบบไหนดี

ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย โปรดตรวจสอบข้อกำหนดฉบับเต็มของมาตรฐานที่องค์กรใช้ และสอบถามหน่วยรับรอง (Certification Body: CB) หรือที่ปรึกษาของท่านก่อนตัดสินใจ

องค์กรจำนวนมากเริ่มควบคุมเอกสารด้วยเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว คือไฟล์ Excel หนึ่งไฟล์เป็นทะเบียนเอกสารหลัก (Master List) กับโฟลเดอร์บนแชร์ไดรฟ์ที่แบ่งตามแผนก วิธีนี้ไม่ได้ผิด และในหลายกรณีก็เพียงพอจริง ๆ คำถามที่ควรถามจึงไม่ใช่ "Excel ดีหรือไม่ดี" แต่คือ "องค์กรของเราโตเกินจุดที่ Excel รับไหวหรือยัง"

บทความนี้เขียนสำหรับ QMR และเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร (Document Control Center: DCC) ที่กำลังชั่งน้ำหนักเรื่องนี้ เราจะพยายามเทียบอย่างยุติธรรม ทั้งข้อดีของวิธีเดิม จุดที่มันเริ่มรับไม่ไหว และต้นทุนที่มักมองไม่เห็นในงบประมาณ ถ้ายังไม่แน่ใจว่างาน DCC ครอบคลุมอะไรบ้าง อ่านพื้นฐานได้ที่ DCC คืออะไร

Excel และแชร์ไดรฟ์ยังเพียงพอเมื่อไร

ต้องยอมรับก่อนว่า Excel กับแชร์ไดรฟ์มีข้อดีที่ชัดเจน ไม่ต้องลงทุนเพิ่ม ทุกคนใช้เป็น ปรับรูปแบบได้ทันที และไม่ต้องรออนุมัติงบ สำหรับองค์กรที่มีลักษณะต่อไปนี้ วิธีเดิมมักยังทำงานได้ดี

• ทีมเล็ก มีผู้ใช้เอกสารไม่กี่สิบคน และมีเจ้าหน้าที่ DCC คนเดียวที่ดูแลทุกอย่างอย่างมีวินัย
• เอกสารไม่มาก หลักร้อยฉบับ แก้ไขไม่บ่อย เดือนละไม่กี่ครั้ง
• อยู่สถานที่เดียว ไม่มีหลายสาขาหรือหลายอาคารที่ต้องแจกจ่ายเอกสาร
• ลูกค้าไม่เข้มเรื่องหลักฐาน ไม่มีการขอดูประวัติการเข้าถึงหรือการพิมพ์เอกสาร
• สายอนุมัติสั้น ผู้อนุมัติอยู่ในอาคารเดียวกัน เดินไปขอลายเซ็นได้ภายในวันเดียว

ถ้าองค์กรตรงกับเงื่อนไขเกือบทุกข้อ การลงทุนระบบใหม่อาจยังไม่คุ้ม สิ่งที่ควรทำคือวางกติกาการตั้งชื่อไฟล์ การเก็บฉบับยกเลิก และสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ให้ชัดเจน แล้วทบทวนทุกปีว่าเงื่อนไขเหล่านี้ยังจริงอยู่หรือไม่

จุดที่ Excel และแชร์ไดรฟ์เริ่มพัง

ปัญหาไม่ได้เกิดในวันแรก แต่ค่อย ๆ สะสมเมื่อจำนวนคน จำนวนเอกสาร และจำนวนการแก้ไขเพิ่มขึ้น สัญญาณที่พบบ่อยมีดังนี้

สับสนว่าฉบับไหนคือฉบับล่าสุด

ไฟล์ชื่อ WI-PRD-012_rev3_final_แก้ล่าสุด.docx คงคุ้นตาหลายคน เมื่อมีคนคัดลอกไฟล์ไปแก้ในเครื่องตัวเอง แล้วส่งกลับมาทางอีเมล โอกาสที่ฉบับเก่าจะถูกพิมพ์ไปใช้ที่หน้างานก็สูงขึ้น และ Excel ไม่มีทางรู้ได้เองว่าไฟล์ในโฟลเดอร์ตรงกับ Rev. ในทะเบียนหรือไม่

อนุมัติผ่านอีเมล

การส่งไฟล์แนบให้หัวหน้าตอบ "อนุมัติครับ" ทำได้ง่าย แต่เมื่อผู้ตรวจขอหลักฐานการอนุมัติ ทีมต้องค้นอีเมลย้อนหลัง ซึ่งอาจอยู่ในกล่องจดหมายของคนที่ลาออกไปแล้ว นอกจากนี้ยังพิสูจน์ได้ยากว่าไฟล์ที่ได้รับอนุมัติคือไฟล์เดียวกับที่ถูกนำไปใช้

ไม่มีร่องรอยว่าใครเปิดหรือพิมพ์

แชร์ไดรฟ์ทั่วไปไม่ได้บันทึกว่าใครพิมพ์เอกสารฉบับไหนออกไปกี่ชุด เมื่อออก Rev. ใหม่ DCC จึงไม่รู้ว่าต้องเก็บสำเนาเก่าคืนจากใครบ้าง นี่คือต้นเหตุของเอกสารยกเลิกที่ยังค้างอยู่หน้างาน อ่านวิธีจัดการได้ที่ Controlled Copy และเอกสารยกเลิก

เลขเอกสารชนกัน

เมื่อมีคนสองคนเปิด Excel ทะเบียนพร้อมกันแล้วออกเลขถัดไปเอง ก็อาจได้เลขเดียวกัน หรือมีคนลืมบันทึกเลขที่ใช้ไปแล้ว ปัญหานี้มักไม่มีใครเห็นจนกว่าจะมีเอกสารสองฉบับใช้เลขเดียวกันในหน้างาน

สิทธิ์การเข้าถึงหลวม

การกำหนดสิทธิ์โฟลเดอร์บนแชร์ไดรฟ์ทำได้ แต่มักหยาบ เช่น ทั้งแผนกแก้ไขได้หมด เมื่อมีคนย้ายหรือลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจ ก็ยากจะรู้ว่าใครทำและเมื่อไร

ตารางเปรียบเทียบแบบตรงไปตรงมา

ประเด็น	Excel + แชร์ไดรฟ์	ระบบควบคุมเอกสาร
ต้นทุนเริ่มต้น	แทบไม่มี	มีค่าระบบและเวลาตั้งค่า
ความยืดหยุ่น	ปรับรูปแบบได้ทันที	ต้องตั้งค่าตามโครงสร้างระบบ
การออกเลขเอกสาร	ทำมือ อาจชนกัน	ระบบออกเลขให้
การอนุมัติ	อีเมลหรือลายเซ็นบนกระดาษ	สายอนุมัติในระบบ บันทึกเหตุผล
ฉบับปัจจุบันกับฉบับเก่า	ขึ้นกับวินัยของคน	สถานะเปลี่ยนตามการอนุมัติ
ประวัติการเปิด/พิมพ์	โดยทั่วไปไม่มี	มีบันทึกให้ตรวจย้อนได้
สิทธิ์การเข้าถึง	ระดับโฟลเดอร์	กำหนดได้ละเอียดกว่า
การเรียนรู้ของผู้ใช้	ทุกคนใช้เป็นอยู่แล้ว	ต้องอบรมผู้ใช้

จะเห็นว่าระบบใหม่ไม่ได้ชนะทุกข้อ ความยืดหยุ่นและต้นทุนเริ่มต้นของ Excel เป็นข้อได้เปรียบจริง สิ่งที่ระบบให้คือความสม่ำเสมอที่ไม่ต้องพึ่งความจำของคนใดคนหนึ่ง

ต้นทุนของงานแฝงที่มองไม่เห็น

เหตุผลที่หลายองค์กรคิดว่า Excel "ฟรี" คือไม่ได้นับเวลาคน ลองประเมินงานต่อไปนี้ในหนึ่งเดือน

1. เวลาตามลายเซ็น เดินหรือส่งอีเมลทวงผู้อนุมัติ ทีละคน ทีละฉบับ
2. เวลาตรวจทะเบียน ไล่เทียบว่าไฟล์ในโฟลเดอร์ตรงกับ Excel หรือไม่
3. เวลาเก็บสำเนาคืน เดินหาเอกสารเก่าตามจุดต่าง ๆ ทุกครั้งที่ออก Rev. ใหม่
4. เวลาค้นหลักฐานก่อน audit ขุดอีเมลและแฟ้มเพื่อพิสูจน์การอนุมัติและการแจกจ่าย
5. ความเสียหายเมื่อผิดพลาด ของเสียหรืองานซ่อมที่เกิดจากการใช้เอกสารผิดฉบับ ซึ่งมักแพงกว่าเวลาทั้งหมดข้างต้นรวมกัน

ลองคูณชั่วโมงเหล่านี้ด้วยค่าแรงของ DCC หัวหน้างาน และผู้จัดการ แล้วเทียบกับค่าระบบ บางองค์กรพบว่ายังไม่คุ้ม บางองค์กรพบว่าจ่ายแฝงอยู่มากกว่าที่คิด ทั้งสองคำตอบเป็นไปได้ สำคัญคือได้ตัวเลขจริงมาตัดสินใจ

เช็กลิสต์ก่อนย้ายไปใช้ระบบ

ถ้าตัดสินใจแล้วว่าจะย้าย การเตรียมข้อมูลให้ดีช่วยให้การเปลี่ยนผ่านราบรื่นกว่าการย้ายทุกอย่างในครั้งเดียว

• ล้างทะเบียนเดิมก่อน ตรวจ Master List ให้ตรงกับไฟล์จริง ตัดเอกสารซ้ำและเอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้วออก
• ตกลงรูปแบบเลขเอกสาร จะใช้เลขเดิมต่อ หรือเริ่มรูปแบบใหม่ และจะอ้างอิงเลขเก่าอย่างไร
• ออกแบบสายอนุมัติ แยกตามประเภทเอกสาร เช่น ขั้นตอนการทำงาน (Procedure) วิธีการทำงาน (Work Instruction) และแบบฟอร์ม (Form)
• กำหนดสิทธิ์ ใครเห็นได้ ใครแก้ได้ ใครอนุมัติได้ ในแต่ละหมวดเอกสาร
• เลือกแผนกนำร่อง เริ่มจากแผนกเดียวที่มีเอกสารชัดเจน แล้วค่อยขยาย
• ย้ายเฉพาะฉบับปัจจุบันก่อน ฉบับเก่าเก็บเป็นประวัติแยกไว้ ไม่ต้องย้ายทั้งหมดในวันแรก
• ตั้งวันตัดระบบ กำหนดวันที่แชร์ไดรฟ์เดิมเปลี่ยนเป็นอ่านอย่างเดียว เพื่อไม่ให้มีสองแหล่งความจริง
• อบรมผู้ใช้ตามบทบาท ผู้ขอแก้ไข ผู้อนุมัติ และผู้อ่าน ต้องรู้ขั้นตอนที่ต่างกัน

ข้อที่มักถูกข้ามคือการตั้งวันตัดระบบ ถ้าปล่อยให้ทั้งสองแหล่งใช้คู่กันนาน ปัญหาเรื่องฉบับไหนคือฉบับจริงจะกลับมาอีก

ตัดสินใจอย่างไรให้เหมาะกับองค์กร

ลองตอบคำถามสามข้อนี้อย่างตรงไปตรงมา ข้อแรก ในรอบปีที่ผ่านมา มี NC หรือข้อสังเกตจากการตรวจประเมินที่เกี่ยวกับเอกสารผิดฉบับหรือหาหลักฐานไม่เจอหรือไม่ ข้อสอง ถ้าเจ้าหน้าที่ DCC ลาสองสัปดาห์ งานควบคุมเอกสารยังเดินได้หรือไม่ ข้อสาม ลูกค้าหรือมาตรฐานที่ใช้ เช่น IATF 16949 เริ่มขอหลักฐานที่ Excel ให้ไม่ได้หรือยัง ถ้าคำตอบส่วนใหญ่คือ "ใช่" ก็ถึงเวลาพิจารณาระบบอย่างจริงจัง ถ้ายัง ให้ปรับกติกาการใช้ Excel ให้รัดกุมขึ้นก่อน

เมื่อพร้อมเปลี่ยนจาก Excel ไปสู่ระบบ

ระบบที่ดีควรแก้ปัญหาที่ Excel ทำไม่ได้โดยตรง คือการออกเลขที่ไม่ชนกัน สายอนุมัติที่ตรวจย้อนได้ สถานะฉบับปัจจุบันที่ชัดเจน และร่องรอยการเข้าถึง โดยไม่ทำให้งานประจำวันยุ่งยากขึ้น

Docordia เป็นระบบควบคุมเอกสาร (DCC) และ QMS บนเว็บเบราว์เซอร์ หน้าจอรองรับไทยและอังกฤษ ออกแบบตามแนวทาง ISO 9001 ระบบออกเลขเอกสารให้ มีทะเบียนเอกสารพร้อมสถานะ ผู้ดูแลออกแบบสายอนุมัติและทดลองเดินก่อนใช้งานจริงได้ ผู้อนุมัติกดอนุมัติ ส่งกลับ หรือพักเรื่องพร้อมบันทึกเหตุผล ฉบับใหม่มีผลเมื่ออนุมัติขั้นสุดท้ายและฉบับเดิมเปลี่ยนเป็นยกเลิกอัตโนมัติ Audit Trail บันทึกการเปิด ดาวน์โหลด และพิมพ์ โดยแก้ไขหรือลบไม่ได้ และกำหนดสิทธิ์ได้ 4 ระดับลงไปถึงตู้เอกสาร ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรเอง (On-premise) ได้ ส่วนแพ็กเกจ SaaS อยู่ระหว่างพัฒนา